无论您计划什么样的活动，访问客户可能不是您最应该做的事情。因为，您询问太少的问题，可能并不了解客户的答案，这样反而会损害您年会创意节目的成功。
研究。降低风险的最佳方式（无论做什么）都需要做功课。对于大型年会活动，研究可能意味着通过进行调查，访谈或焦点小组研究来确保对活动的需求。如果您是年会策划行业的新人，研究可能意味着您可以了解所有关于供应商的信息。
设计。您的创意在年会策划的设计阶段最为突出，在此期间您可以勾画出事件的整体“感觉”和“外观”。这是您自己或与员工进行头脑风暴的时候了。这也是开发出您的创意的时候了。（你有没有？如果没有，请阅读并记笔记。）
提案。一旦你采访了客户，做了一些初步的头脑风暴，你应该有足够的信息准备一个提案。请注意，提案的制作费时费力，尤其是包含照片或草图时。请注意，只有成都年会策划公司这样较大的公司才能为客户提供免费提案。
一般来说，年会办的越大，计划所需的交货时间越长。主要公约通常都是几个月。虽然您可能不会安排如此大规模的活动，但您确实需要允许至少几个月的准备时间，例如公司年会创意活动，团聚或大型聚会。
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