很多时候庆典策划组织的建立，需要依据庆典策划业务范围设置，业务多的企业可以设置多个部门，业务集中的企业，可以设置一个部门，专业的成都庆典人员表示，这些组织设置工作相对庆典策划基础管理工作都要容易，做好组织内部的关于庆典策划方面的基础管理工作有一定难度。
一、建立庆典策划合同管理制度
庆典策划行业己经步入了合同制时代，几乎所有的活动都开始实行合同签约，这就需要有完善的企业合同管理制度。专业的成都庆典演出公司人员表示，合同管理制度有三方面内容： ( l ）一切与庆典策划有关的业务都要签订合同。签订合同的目的是为了以法律的形式约束双方或多方共同落实庆典策划任务，防止出现庆典策划行业最容易出现的随意性倾向。 ( 2 ）建立标准、规范的合同文本。标准的合同文本与行业有关，庆典策划企业可以根据自身业务的特点，总结归纳出简洁、全面、适用性强的合同文本。标准合同并不是千篇一律的合同，只是在主要条款方面可以一致化，标准合同美观大方，可以展示企业形象。（ 3 ）合同的专人管理制度。在庆典策划企业里，常常忽视对执行过的合同档案管理，这会给工作带来许多麻烦，不利于庆典策划档案管理，需要把所有的庆典策划合同视为重要业务档案妥善保管。专业的成都庆典演出公司人员表示，保管的专人制有二种方式：一是由财务部门进行统一管理，二是庆典策划组织内部设专人（可兼管）管理。但庆典策划组织必须要有合同保管登记簿，记录所有合同情况。
二、庆典策划计划与记录档案
庆典策划业务部门一般都需要进行具体的安排，在工作中又会形成与执行这些计划有关的工作方案或记录，这些都要定期收存，建档保管，例如，一个剧目从计划开始一直到首演结束，就形成了近几百张档案。其中内容包括： ( l ）生产庆典策划计划： ( 2 ）庆典活动的具体日程； ( 3 ）庆典活动的宣传文案； ( 4 ）外界评价汇总；( 5 庆典活动的海报制作； ( 6 ）庆典活动的相关业务合同； ( 7 ）庆典现场布置指导； ( 8 ）庆典活动费用核算； ( 9 ）庆典活动的相关图片采集； ( 10 ）庆典活动的主创人员开会等。
专业的成都庆典人员表示，庆典策划档案既是对一个阶段工作的总结，也是为下阶段工作提供全面的参考，有利于丰富经验和明确庆典策划工作的针对性，比如在上例中，发现了该剧目票房松散代理的效果不理想，于是在新一轮的庆典策划中，改变了推售票房策略，实施与某票务公司结成紧密型庆典策划代理联盟，收到了良好效果。庆典策划计划与记录档案的管理对规范庆典策划队伍，考核庆典策划业绩都很有帮助。
三、代理商管理
专业的成都庆典演出公司人员表示，庆典策划行业由于专业化的发展，庆典策划活动分工己经越来越细，仅在创作生产阶段就出现了许多工作室一类的组织，专门负责作品的创作，然后寻求艺术表演团体或庆典策划经纪机构合作或销售出创作的剧本、乐谱，同样艺术表演团体或庆典策划公司制作好的节目，也需要其他庆典策划经纪机构来协助庆典策划。代理商己经成为庆典策划市场庆典策划的重要销售渠道。特别是艺术表演团体限于自己的庆典策划能力，必须依靠代理商的力量来达到庆典策划目的。
