根据参会人数、筹备内容和接待方式的不同，会议的组织和礼仪要求也不同。如何掌握会议的策划技巧？
会议通知必须写明召集人的姓名或者组织机构、单位名称、会议时间和地点、会议主题、与会者、会议费用、应携带的材料、联系方式等，并附收据，为了确定被邀请人是否参加会议，如果其他地方的与会者对会议的筹备等有其他要求，还应附上到达会议地点和住宿酒店的路线图。这张路线图避免了许多向外界问路的麻烦
会议日程安排是会议每一天会议活动的具体安排。它是人们了解会议情况的重要依据。它的形式可以是书面的，也可以是表格的。可与会议通知一起分发
会议地点的选择应根据与会者人数和会议内容。最好符合以下标准：
首先，尺寸要适中。会场太大，人太少，空座位太多，松散散乱，给与会者一种压抑感；会场太小，人太多，挤在一起，和国人一样，既吝啬，又完全不能把会议开好。因此，英国首相丘吉尔曾说过：“房间永远不要太大，而要只有大小合适的房间。”
二是场地要合理。历史上召开的会议，在一两个小时内分散开，会议地点可以设在与会者集中的地方。对于一天以上的会议，会场应尽量靠近与会人员的住所，避免与会人员来回奔波
三是配套设施齐全。会议工作人员必须检查会场的照明、通风、卫生、服务、电话、广播、录音等。他们不应该认为“这次会像以前一样顺利”，因为“上次会议是从这里开的，没有问题”，否则可能会造成损失
第四，应该有一个停车场。现代社会“一双凉鞋一把伞”来开会的人不多。在会议成功举行之前，汽车和摩托车必须有停车位
场馆布局包括场馆周边装饰和座位配置
一般大型会议，根据会议内容，现场悬挂横幅。门口贴着欢迎和庆祝的标语。场地内可摆放适当、轻松的盆景和盆景。为了使会场更加庄严，可以在讲台上悬挂国旗、党旗或国徽、国徽。茶杯、饮料如需摆放在桌面上，应清洗干净，摆放美观统一
如果座位的配置和会议的风格、气氛注意礼宾的顺序，主要有以下几种配置方法：
圆桌类型：如果使用圆桌或椭圆形的桌子，这种安排可以让参与者和领导者一起围坐在桌子周围，从而消除不平等的感觉。此外，参与者可以清楚地看到其他人的脸，因此有利于交流意见。这种形式适合10-20人左右的会议。座位安排应注意客人或上级领导、业务负责人和陪同人员的面对面工作，客人的最高领导应坐在南面中心或门口。企业的最高领导应该坐在上级领导的对面。同一水平的对角线应相对
口语：如果用长方桌，比圆桌更适合会议
教室类型：这是使用最广泛的形式。适用于传达信息和指示的会议。在这个时候，与会者更多，没有必要在与会者之间讨论和交换意见。这种形式的讲台与观众席相对。主席台的座位是根据人员的位置和社会地位安排的。座椅在第一排中间，其余按左下右上的原则布置
会务组应准备与会议议题有关的必要材料，整理后以文件夹形式分发给与会人员，方便与会人员阅读和发言准备。会前接待礼仪
这是对准备阶段未考虑或未实施的地方的补救措施。例如，检查音频和视频、文档、锦旗等是否准备好
接待员应在学员到达前进入自己的岗位和工作状态。一般接待工作分为以下几个岗位
签到：设立1-2人签到台。如果要求接待水平高，可以派礼仪小姐来承担。签到台配有刷子、钢笔和签到簿。把钢笔交给客人时，你应该脱下笔套，指着自己，用双手把钢笔递过来。如果是毛笔，你应该把它蘸上墨水，然后交上来。签到簿应该更精致，以便保存。如果你需要分发信息，手应该礼貌地交上来。接待员应经常向会议组织者报告出席人数
招待员：签到后，会议接待人员应礼貌地将参会人员介绍到会场就座。对重要领导，先在企业领导亲自陪同下介绍到休息室，然后在会议开始前几分钟在主席台就座
接待：参会人员坐下后，接待人员应交茶、毛巾、水果，热情回答各种问题，满足各种要求，提供尽可能周到的服务
会议服务要稳妥、大方、灵活、及时
a、 倒茶服务人员要注意每位参会人员的观察，做到长时间及时沏茶。轻、快、准的动作是谁的？杯盖的内口不应接触桌面，手指不应因在北口而与杯盖碰撞。一般情况下，左手取下后盖，右手取下用水人，将热水准确倒入杯子，不要让茶碰到桌子或参与者。把杯子放在参与者桌子的右上角。如果操作粗心，出现错误，应尽快悄悄处理。不要打扰其他人，不要惊慌，来回奔跑，把参与者的注意力吸引到自己身上。否则，这将是一个巨大的工作失误
b、 其他服务会议按拟定程序进行，会议应紧凑，不得有冷场。要求全体工作人员“起立”，做好各项准备工作。比如，会议的第一项：全体起立奏国歌。这是立即奏出出国之歌的声音。比如，组织人员在宣布大会荣誉证书时要迅速排队，礼仪小姐领着领导离开主席席。此外，礼仪小姐将证书一张一张地递过来，领队会把证书交给优胜者。为使场馆内活动有序，必要时应组织相关人员进行模拟培训，避免场馆内出现混乱。如果有电话或者有人想告诉他一些特别重要的事情，服务人员应该找他，跟他说悄悄话。如果你想在讲台上通知领导，最好用纸条传达通知，避免讲台上无关人员频繁走动和耳语，分散与会者的注意力
c、 做好会后服务的准备工作。会议期间，做好会后服务的准备工作。比如会后要拍照，要提前安排好场地、椅子等，摄影师要做好拍照准备。另外，会后车辆也要在会议结束前妥善安排
