如何掌握会议活动的策划技巧

如何掌握会议活动的策划技巧

时间:2020-11-20 作者:成都年会策划

根据参会人数、筹备内容和接待方式的不同,会议的组织和礼仪要求也不同。如何掌握会议的策划技巧?

会议通知必须写明召集人的姓名或者组织机构、单位名称、会议时间和地点、会议主题、与会者、会议费用、应携带的材料、联系方式等,并附收据,为了确定被邀请人是否参加会议,如果其他地方的与会者对会议的筹备等有其他要求,还应附上到达会议地点和住宿酒店的路线图。这张路线图避免了许多向外界问路的麻烦

会议日程安排是会议每一天会议活动的具体安排。它是人们了解会议情况的重要依据。它的形式可以是书面的,也可以是表格的。可与会议通知一起分发

会议地点的选择应根据与会者人数和会议内容。最好符合以下标准:

首先,尺寸要适中。会场太大,人太少,空座位太多,松散散乱,给与会者一种压抑感;会场太小,人太多,挤在一起,和国人一样,既吝啬,又完全不能把会议开好。因此,英国首相丘吉尔曾说过:“房间永远不要太大,而要只有大小合适的房间。”

二是场地要合理。历史上召开的会议,在一两个小时内分散开,会议地点可以设在与会者集中的地方。对于一天以上的会议,会场应尽量靠近与会人员的住所,避免与会人员来回奔波

三是配套设施齐全。会议工作人员必须检查会场的照明、通风、卫生、服务、电话、广播、录音等。他们不应该认为“这次会像以前一样顺利”,因为“上次会议是从这里开的,没有问题”,否则可能会造成损失

第四,应该有一个停车场。现代社会“一双凉鞋一把伞”来开会的人不多。在会议成功举行之前,汽车和摩托车必须有停车位

场馆布局包括场馆周边装饰和座位配置

一般大型会议,根据会议内容,现场悬挂横幅。门口贴着欢迎和庆祝的标语。场地内可摆放适当、轻松的盆景和盆景。为了使会场更加庄严,可以在讲台上悬挂国旗、党旗或国徽、国徽。茶杯、饮料如需摆放在桌面上,应清洗干净,摆放美观统一

如果座位的配置和会议的风格、气氛注意礼宾的顺序,主要有以下几种配置方法:

圆桌类型:如果使用圆桌或椭圆形的桌子,这种安排可以让参与者和领导者一起围坐在桌子周围,从而消除不平等的感觉。此外,参与者可以清楚地看到其他人的脸,因此有利于交流意见。这种形式适合10-20人左右的会议。座位安排应注意客人或上级领导、业务负责人和陪同人员的面对面工作,客人的最高领导应坐在南面中心或门口。企业的最高领导应该坐在上级领导的对面。同一水平的对角线应相对

口语:如果用长方桌,比圆桌更适合会议

教室类型:这是使用最广泛的形式。适用于传达信息和指示的会议。在这个时候,与会者更多,没有必要在与会者之间讨论和交换意见。这种形式的讲台与观众席相对。主席台的座位是根据人员的位置和社会地位安排的。座椅在第一排中间,其余按左下右上的原则布置

会务组应准备与会议议题有关的必要材料,整理后以文件夹形式分发给与会人员,方便与会人员阅读和发言准备。会前接待礼仪

这是对准备阶段未考虑或未实施的地方的补救措施。例如,检查音频和视频、文档、锦旗等是否准备好

接待员应在学员到达前进入自己的岗位和工作状态。一般接待工作分为以下几个岗位

签到:设立1-2人签到台。如果要求接待水平高,可以派礼仪小姐来承担。签到台配有刷子、钢笔和签到簿。把钢笔交给客人时,你应该脱下笔套,指着自己,用双手把钢笔递过来。如果是毛笔,你应该把它蘸上墨水,然后交上来。签到簿应该更精致,以便保存。如果你需要分发信息,手应该礼貌地交上来。接待员应经常向会议组织者报告出席人数

招待员:签到后,会议接待人员应礼貌地将参会人员介绍到会场就座。对重要领导,先在企业领导亲自陪同下介绍到休息室,然后在会议开始前几分钟在主席台就座

接待:参会人员坐下后,接待人员应交茶、毛巾、水果,热情回答各种问题,满足各种要求,提供尽可能周到的服务

会议服务要稳妥、大方、灵活、及时

a、 倒茶服务人员要注意每位参会人员的观察,做到长时间及时沏茶。轻、快、准的动作是谁的?杯盖的内口不应接触桌面,手指不应因在北口而与杯盖碰撞。一般情况下,左手取下后盖,右手取下用水人,将热水准确倒入杯子,不要让茶碰到桌子或参与者。把杯子放在参与者桌子的右上角。如果操作粗心,出现错误,应尽快悄悄处理。不要打扰其他人,不要惊慌,来回奔跑,把参与者的注意力吸引到自己身上。否则,这将是一个巨大的工作失误

b、 其他服务会议按拟定程序进行,会议应紧凑,不得有冷场。要求全体工作人员“起立”,做好各项准备工作。比如,会议的第一项:全体起立奏国歌。这是立即奏出出国之歌的声音。比如,组织人员在宣布大会荣誉证书时要迅速排队,礼仪小姐领着领导离开主席席。此外,礼仪小姐将证书一张一张地递过来,领队会把证书交给优胜者。为使场馆内活动有序,必要时应组织相关人员进行模拟培训,避免场馆内出现混乱。如果有电话或者有人想告诉他一些特别重要的事情,服务人员应该找他,跟他说悄悄话。如果你想在讲台上通知领导,最好用纸条传达通知,避免讲台上无关人员频繁走动和耳语,分散与会者的注意力

c、 做好会后服务的准备工作。会议期间,做好会后服务的准备工作。比如会后要拍照,要提前安排好场地、椅子等,摄影师要做好拍照准备。另外,会后车辆也要在会议结束前妥善安排

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