会议活动策划有何基本要素

会议活动策划有何基本要素

时间:2020-12-30 作者:成都年会策划

一、主办者

会议的主办者是会议活动的具体组织者,其任务主要是根据会议的目标和规则制定具体的会议方案并加以实施,为会议活动提供必要的场所、设施和服务,确保会议正常进行。成都活动策划公司提出要保证会议活动的组织性和有序性,主办者是不可缺少的。

会议的主办一般有以下几种情况:

1.由负有领导和管理职权的机关主办

在一个管理系统之内,负有领导和管理职权的机关往往需要通过会议的方式,宣布决定、传达指示、通报情况、布置工作、听取意见,这时,会议的主办者一般称为会议召集者,同与会者之间具有上下级关系或管理上相对关系。

2.由会议活动的发起者主办一些协作性、交流性的会议,主办者常常由会议活动的发起者担任。比如国际性的学术会议,就是由一个组织发起并主办,或由几个组织联合发起并共同主办的。

3.由一个组织的成员体轮流主办

很多合作性和学术性组织都有召开经常性会议或例会(如年会)的制度,每一个成员单位(包括国家、地区或非政府组织)都有主办会议的权利和义务,轮流主办会议可以使每一个成员单位的权利与义务达到平衡。

4.通过一定的申办程序确定由谁主办

成都活动策划公司提出一些重大的会议活动,由于具有一定的政治、经济等方面的影响,同时也为了提高会议的质量,于是采取申办竞争程序来确定主办者。如一些跨地区、跨国家的国际会议就规定由会员国提出主办会议的申请,经有关机构审查并通过表决来决定主办者。申办程序和条件一般要在会议规则中加以明确。

成都活动策划公司提出主办者要素常常与下列术语相关:

「发起者」会议的发起者是指最早倡议并参与组织会议活动的单位或个人,因此,发起者往往也是会议的主办者。如果该会议后来成为相对固定的组织,则往往将会议的发起者称之为这一组织的创始人。

「承办者」即具体落实会议组织任务的机构或个人。一般情况下,会议的主办者即承办者,有时也有所区分D2001APEC会议的主办者是中国,但具体承办者则是中国成都。承办者对主办者负责。

「东道主」即会议活动举行地的主人。东道主可以是一个国家、一个地区、一个组织,也可以是某个人,其任务主要是提供会议活动场所和设施,负责会议活动的接待。会议活动如果是在主办者所在地举行,则主办者同时又是东道主;会议活动除了主办者外,还有承办者的,则承办者为东道主。

二、与会者

与会者即参加会议的对象,通常又称为会议成员。与会者是会议活动的主体,因而是会议活动成功与否的重要因素。与会者的数量是决定会议规模的主要因素,与会的人数越多,会议的规模越大。会议成员一般可分成四种资格,资格不同,其在会议中的权利和义务也不同。

1,正式成员

即具有正式资格、有表决权、选举权和发言权的会议成员,也是会议活动的主要成员。法定性会议的正式成员参加会议的权利受法律、法规和有关议事规则的保障,同时正式成员也必须履行相关的义务。

2,列席成员

即不具有正式资格、有一定的发言权、但无表决权和选举权的会议成员。是否需要列席成员参加会议,哪些对象应当作为列席成员,列席成员参加会议中的哪些活动,由会议的组织者根据会议内容的实际需要来确定。列席成员的人数一般不超过正式成员。

3.特邀成员

即由会议的主办者根据会议的需要而专门邀请的成员,如上级机关的领导人、来宾、报告人等等。这类成员的地位较特殊,其在会议中的权利和义务可由会议主办者或会议的领导机构来确定。

4.旁听成员

即受邀请参加会议,但不具有正式资格,既无表决权,也无发言权的会议成员。旁听成员一般坐在规定的旁听席上。如有些公开性的会议允许记者、市民或组织内部的其他成员旁听。

028-84360888 手机/QQ/微信:13608068886 发送短信