一、会议刚开始前，负责参会人员的登记注册，包含有签到和领有效证件、会议文档及纪念物等；
二、每一次大会刚开始时，在核查与会人员合理资格证书的大会揭幕后，请照片、文字和摄影记者到会议室关掉会议室通道；
三、迎来特邀嘉宾，正确引导意味着等至特定坐席；
四、纪录会议的开展流程及意味着的讲话內容；
五、指定演讲是指进行记录，立即按照提交会议方案主办人或会议秘书的先后次序列入名册。注意记录下的意思是名字，意思是国家和组织，说话顺序的规定。有的意味着规定靠前分配讲话時间，有的规定靠后，有的规定垂直居中，有的不提规定；
六、在内场派发意味着发言材料、申明、提议议案、修改案稿等。如果案文无法提供，通常将在会议期间、发言者摘要时或下次会议开始前发言。为确保纪录的精确性，如意味着系临时性讲话且有图稿，可在其讲话后向其暂借，拷贝后随后退回；
七、准备随时随地提供必要的会议文件和相关资料，供讨论时参考；
八、每次会议开幕前照明效果、室内温度、环境卫生、知名品牌、桌椅、笔、纸、饮水杯、(主持人用)木槌、投影设备等是不是符合规定；
九、接入紧急电话，告之要求的语音聊天者。会议厅里的电話一般是拍照闪光灯，沒有铃声。文秘回话应轻轻。其他工作人员应从大型会议室外部打电话，以免影响主要会场；
十.义务承担者应审查所有工作人员，例如语音翻译员、警务人员焊接员等是不是及时；是不是有各种设备，例如电力工程、中央空调、音箱、自然通风、同声传译等。
成都会务公司着重强调会议的成功必须与商业规划有关。好的会议策划活动，一定是对具体的策划方案有深层次的思索，具备可行性分析，并且也需要一定的方案策划流程，具体流程以下：
1、搞清楚构思，从文秘到公司老总，所有人或多或少都将会会参加会议的筹备，只不过是许多人是职业从业此项工作中，有些是担任此职，但无论参加者有是多少，一定要确定一个有工作经验的项目经理，想清晰方案策划的流程、時间推动连接点、工作人员的职责分工。假如构思不清楚，工作经验不及时，通常从方案策划的一开始，就会在诸多的建议、具体指导中找不到方向。在你筹备的构思梳理后，你能向领导、会议主办人叙述一下会议的目地和规定做到的结果，假如大家的建议相符合，你也就能够做下一步的筹备了。
2、搞清楚想法，成都会务公司着重强调，会议有各种类型，不同的会议必须不同的自然环境，召开工作会议是要做到一定的目地和总体目标。因而一个较为关键流程就是问清晰会议主办单位的想法、目地、费用预算各个方面的信息内容。
成都会务公司重视大会的总体规划应确立大会的主题元素和总体设计风格、定义和转变，挑选适度的详细地址，适当确立会议内容和总体设计风格，重中之重放到会议内容和总体设计风格上。
