如果记者希望现场采访某些参展企业

　　展会开幕前，展会要与有关媒体取得联系，为召开展会开幕新闻发布会，或邀请媒体记者对展会开幕现场和展览现场进行采访和新闻报道作准备。邀请的媒体记者包括新闻记者和摄影记者。
　　许多展会在开幕前会举行一次新闻发布会，向媒体通报展会筹备情况，并告诉社会各界展会将按计划如期举行。这次新闻发布会是展会开幕方案的一个组成部分，它起到将展会消息提前通知新闻界的作用，使新闻界提前对展会开幕进行预备报道，并让他们对随后到来的展会开幕进行的各种采访有一定的准成都展会策划备。新闻发布会的筹备及其有关情况请见本书第六章的论述。
　　很多展会都会在展会现场适当的地方开辟一定的区域作为展会的新闻中心供各媒体和记者使用。在新闻中心里，除了要配备电脑、传真机、写字台、纸笔等供记者写稿、发稿用的必要设施之外，还要配备供记者小憩的茶水、咖啡以及小点心等。新闻中心里还可以放一些有关展会的介绍资料，如展会的办展背景、行业概况、展会特点、相关活动安排计划以及展会的相关数据等，以便记者在写新闻报道时参考。新闻中心一般只供媒体的有关人员使用，其他人员除非被邀请，否则不准进入。
　　展会可以给所有的媒体记者每一个人发放一个新闻袋。新闻袋里放置的资料一般有：展会开幕新闻通稿、展会背景介绍、展会特成都会展搭建点介绍、展会有关数据、展会相关活动安排计划、展会会刊、展会参观指南以及一些小礼品等。新闻袋务必发放到每一个记者手中，这样更有利于他们编写展会新闻报道。
　　展会要安排专人负责新闻记者的接待和联络工作。负责接待新闻记者的展会工作人员要对展会的有关情况非常熟悉，能随时回答记者提出的有关展会的各种问题。如果记者希望现场采访某些参展企业、出席展会开幕式的嘉宾或者某些重要的观众，而展会又认为可行，那么展会要事先与有关人员取得联系并征得他们的同意，然后安排好具体的时间和地点，通知成都展会公司记者到时采访。为示尊重，采访完毕后，如果记者采访的内容在有关媒体上发表，最好在会后邮寄一份给被采访的有关人员。
　　展会可以有意识地组织、引导和安排各新闻媒体对展会进行新闻报道，为各媒体记者提供必要的展会资料，积极回答记者提出的各种问题。展会可以根据不同媒体的不同新闻需求来向其提供不同的展会资料。例如，专业媒体更倾向于报道一些较专业的行业新闻，大众媒体则更注重大众所喜闻乐见的新闻。只要报道的基调一致，展会可以引导不同的媒体从不同的侧面对展会进行报道。
　　对于各媒体和新闻记者对展会的各种采访报道，在展会展览期间及展会闭幕以后要注意及时收集和整理，要分析这些资料对展会报道的内容和角度是否符合展会发成都展厅制作展的需要，分析这些报道还有哪些可以改进的地方，以便下一届展会开幕时与媒体沟通改进。如果某些媒体对展会的报道有失偏颇，就要及时采取补救措施来扭转媒体的报道视角。