1.桌椅、名牌、茶水
桌椅是一场会议最为基本的设备，可以根据会议的需要摆成圆桌型或报告型，此外需要制作名牌，让与会人员更好的找到自己的座位。另外，由于每个人的喜好不同，会议上的茶水饮料最好准备矿泉水。
2.签到簿、名册
签到簿可以很好的帮助人们了解与会人员的数量等信息。此外，印刷名册可以方便会议的主席和与会人员尽快地掌握各位参加会议的人员的相关资料，从而加深了解，彼此熟悉。
3.黑/白板、笔
在有的场合，与会人员需要在黑板或者白板上写字或画图，从而说明问题。此外，笔、板擦等配套的工具也是必不可少的。
4.视听设备
现代科技的发展带来了投影仪、幻灯机、镭射指示笔等高科技的视听设备，这些设备给人们带来了极大的方便。会议活动策划一般需要做的准备工作包括：明确活动主题、参会人员甄选、活动人员分工、会议时间安排、会议场地布置、活动氛围调研、策划活动总结。
二、策划公司则需要做以下准备：
1.明确活动主题，突出活动特色；
2.制定活动时间，安排活动流程；
3.活动场地调研，策划活动内容；
4.邀请参会人员，保证活动质量；
5.明确活动分工，保障活动展开；
6.列举活动清单，准备活动物品；
7.活动场地布置，衬托活动氛围；
8.记录活动过程，包装活动主题；
9.活动总结记录，反馈活动效果。
