公司年会活动的邀请函的基本内容与年会通知基本一致，需要说明年会活动的背景、目的和名称；主办单位和组织机构；活动内容和形式；参加对象；活动的时间和地点，联络方式以及其他需要说明的事项。
1、标题
由年会活动名称和邀请函组成，一般可不写主办机关名称和关于举办XX的字样。
2、称呼
邀请函的发送对象有三类情况：
（1）发送到单位的邀请函，应当写单位名称。由于邀请函是一种礼仪性文书，称呼中要用单称的写法，不宜用泛称（统称），以示礼貌和尊重。
（2）邀请函直接发给个人的，应当写个人姓名，先冠：尊敬的XXX，敬语词，后缀：”先生”，”女士”，”同志”等等
（3）网上或报刊上公开发布的邀请函，由于对象不确定，可省略称呼，或以”敬启者”统称
3、正文
正文应逐项载明具体内容。开头部分写明举办年会活动的背景和目的，用XX特邀请您出席照应称呼，再用过渡句转入下文，主题部分可采用序号加小标题的形式写明具体事项，最后写明联系联络信息和联络方式。结尾处也可写“此致”，再换定格写“敬礼”，亦可省略。
4、落款
因邀请函的标题一般不标注主办单位名称，因此落款处应署主办单位名称并盖章。
5、成文时间
写明具体的年、月、日。
