一般来说，在找到合适的会议承包商后，并不意味着作为会议执行人的你就无所事事。为了使会议顺利进行，规划院认为组织者需要掌握许多细节：
一、在会议开始之前，你必须做一个总体规划，制定一个会议进程的“时间表”；
二、如会议形式严重，除电话联系外，还需以书面文件或通知、邀请函等形式与各单位联系，并得到明确答复（如需专门制作书面文件或通知、邀请函，须与印刷厂家协商处理）。
三、会议开始时，我们将参与报到工作，做好协调工作，分发材料。同时，我们可以结识新朋友，加深与老朋友的关系。如果代表们必须支付会议费，你必须负责收取会议费。
四、你必须制定自己的会议日程、演讲及相关报告内容。如果会议内容不涉及内部秘密，也可以通知会议组织者，请他们协助制定。
五、在会议组织者的帮助下，联系宾馆、机场、饭店、活动策划公司、印刷公司、车队等单位，按照“时间表”及时查询，落实时间表。
六、正式会议前，检查会场布置（照明、音响、外形、绿化、专用设备等）是否安全。
七、办理入住手续后，应将具体人数和房间告知会议组织者，并及时与酒店协商增减房间，避免酒店与您产生不必要的麻烦。
八、一般情况下，通知各单位开会时间和地点，确定各单位代表人数。
九、制定符合公司和会议总体目标的财务预算。押金一般为预付费用总额的50%，其余费用在会议结束时结清。
十、与会议组织者协商制定合理的用餐、起床和会议时间。
