一个会议的召开是否成功是需要提前策划和安排的，那么会议策划在会议中到底是起到什么样的作用呢？小编今天在此和您分享会议策划的重要性。
会议策划三要素
相信大家对于会议都有深刻的见解。会议的成功最重要的因素是一个良好的会议策划。如何组织一个会议让与会者满意地离开需要一个策划细致的会议。会议策划过程中有三个要素，即会议目标、与会者和会议方案。
1、会议目标
会议的目的是实现一个目标。会议的目标决定了会议策划的许多环节，只有确定会议的目标，才能确定谁将参加会议，以及会议的地点、议程和预算。例如，跨国公司亚太区总部的年度规划会议旨在通过会议确定未来的商业战略和营销计划。显然，这样的会议需要一个高级会议场所，先进的会议设施，安全和保密。这种会议要求很高，不同于政府部门组织的行业会议。因此，只有在明确会议目标和为实现目标而安排的会议内容后，才能确定会议的其他要素。
会议目标相关的因素很多，或许受一些与会议有关的客观因素的限制，会议目标不能全部达到，这就需要对计划做一些调整。
2、与会者
一旦确定了会议的目标，就可以确定哪些人需要参加会议。除了与会议目标和内容直接相关的与会者外，还需要考虑另外两种类型的与会者。一个是他们是否需要邀请不同类型的贵宾，如政府官员、行业主管或专家学者。这些人的参与可以提高会议的水平。第二个问题是是否允许(或邀请)参与者带上他们的家庭成员。如果参加者人数相对较少，可以考虑邀请家庭成员参加中高层会议，以增进中高层员工之间的感情。此外，如果是奖励旅行，也可以邀请家庭成员参加，以激励这些奖励员工更好地工作。
3、会议方案
会议策划的结果，是一套完善的会议方案，包括会议概要(会议主题、会议时间、会议地点、与会人员等)、会议日程及相关实务、会议预算三个部分。
在会议概要部分，确定会议主题至关重要，会议主题应该与会议目标一致，同样具有号召力，能够引起注意力和共鸣。比如区域合作会议以“展望未来”作为主题，公司年会以“营销整合提升业绩”为主题。为让主题更加生动形象和深入人心，可以借助图形标志来表达主题，表现“展望未来”的标志可以是未来风格的设计，“营销整合”的主题可以用“涓涓细流，汇成奔腾的河流”之类的图形表示。当然，也可以用会议主题的字母缩写作为会议标志。
会议日程是会议计划的主要部分。这里我们需要考虑的是与会者的到达和离开时间、每个阶段的活动安排以及会议的内容。除了正式的会议议程，包括吃饭、娱乐和休息，我们还需要考虑和安排尽可能彻底和准确的会议日程。此外，令人兴奋的开幕式和闭幕式也是主要考虑因素。会议日程通常是由时间和事件组成的表格，但是会议的许多重要项目在日程中不能详细列出。因此，对于会议正色员，需要一份详细的相关事务清单，包括会议从策划到执行到评价反馈的各个环节。这是会议组织的蓝图。如果我们能按照计划进行，会议自然会组织得很好，以达到预定的目标。
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