产品经理:3W1H分析法,教你写好上线邮件

产品经理:3W1H分析法,教你写好上线邮件

时间:2020-4-28 作者:抖音代运营

以前我所在的公司,当有项目或功能上线后,是不要求写上线邮件的。因此每次上线后,除了七十九度和运营同学会关注,其他同学都不知道。

七十九度会关注,是因为要跟踪功能上线后的数据表现。运营同学会关注,是因为上线后,需要进行投放适当的运营活动。

但当我来到目前所在的这家公司后,每次上线都要求写上线邮件。一开始觉得不以为然,但当写了一段时间后,逐渐发现了写上线邮件的好处。于是有了这篇文章。

接下来我就用3w1h的结构,和你分享下为什么写上线邮件以及谁在什么时间,该如何写上线邮件。

Why:为什么写上线邮件?

当这家公司要求写上线邮件时,我每次写上线邮件都问自己,到底为什么写上线邮件?写上线邮件是为了解决什么问题?以下是我的思考:

1. 解决关键人员不知道项目已上线的问题

一个项目中,关键人员一般有:产品、UE、UI、研发、测试。在这个项目协作的过程中,大家各自的完成时间节点是不一样的。

如果关键人员不知道项目已上线,就会造成他们不知道自己是该继续等待解决该项目的问题,还是可以接其他项目的工作了

在多个PM共同协作时,如果不知道其他人做的某个功能已经上线了。会导致,有的时候其他PM想做一个功能,设计方案出来后,发现别人居然已经做了,并且已上线,造成整体产出效率低下

还有另外一种情况是,一款产品中,好多功能与功能之间是可以做联动的,如果没有上线邮件通知,就会不知道最近有什么功能上线,没办法看看自己负责的功能模块和别人的功能模块是否可以形成合作或联动关系

2. 解决相关人员不知道下一步要做什么的问题

如果不发上线邮件,同步大家下一步要做什么。会导致工作有短暂的停滞,造成资源的浪费。而且如果大家知道接下来的一些计划,会让大家提前有个心理准备,也好提前做一些准备工作

并且上线邮件中写下一步计划,有利于锻炼自己的产品规划能力

3. 解决跨部门需求,其他部门不知道已上线,造成严重损失的问题

有些需求是跨部门的,此功能上线后,对应的部门要进行相应的跟进和处理。

例如我们产品,前些日子刚上线了全局资源位的功能,这个是需要不同部门的运营同学一起跟进使用。总共涉及A、B、C共计3个运营部门

如果我不发邮件通知大家,就会造成每个部门的运营同学都在焦急等待功能上线,好投入使用。但殊不知功能已上线,却没运营同学配置活动进行投放。这会造成严重的损失。具体表现为:

给平台造成的损失是成本过高,明明已经花费了研发成本进行研发完毕,但运营同学却没及时使用,这个时间差,造成了平台的整体运营成本提升,对利润有损害

给运营同学造成的损失是,没及时对用户进行触达,无法产生利润,导致自己KPI有压力,而且没有用户使用,导致没有数据产生,无法进行数据分析

写上线邮件,还会有个较大的收获和感触

年终或季度述职时,好多人不知道写什么,有的是写了,但感觉写的不好。不知道写什么会造成花费太多时间在写述职上面,付出回报不成正比。

写了,但是感觉写的不好,可能会造成在最终和其他PM进行PK时,很容易被PK掉。

这时如果是对写上线邮件的同学来说,就没有这个困扰了。他可以按照时间线去查看自己的上线邮件。是什么时间上线的这个功能,都有哪些同学参加等等信息都非常清楚。

而写上线邮件相当于1个小复盘,能够解决,当你想输出,却回想不起来的问题。用这些日积月累的小复盘来做大复盘,会让你的复盘更从容,也更高效。

相信同样写上线邮件的你,也有同样的感触吧?真的是很受益,赶紧写起来吧。在实践中,找到它的意义

Who:谁写上线邮件?

上面说了写上线邮件的益处,也就是为什么要写上线邮件。那接下来我们就说说这个上线邮件到底该由谁来写呢?

有的人说应该是项目经理,有的人说应该是测试,有的人说应该是七十九度。我个人是赞成七十九度来写的,为什么呢?

  1. 七十九度对这个项目的背景最清楚,知道这个项目为什么立项,立项是想达到什么样的目标?这些信息都非常重要,需要在邮件中给大家阐述出来,大家才能更好的理解该项目
  2. 多数七十九度是项目进度的把控者,当前项目进展到哪一步了,七十九度了解的最清楚。因此七十九度的信息是具有及时性的,那由他来发邮件,信息也会更及时

由此,我个人认为上线邮件由七十九度来写,更合适

When:什么时间写上线邮件?

那到底什么时间写上线邮件合适呢?这个和邮件的类型有关系

  1. 如果是功能上线需要同步关键人员,建议是当天就写,这样大家好及时了解并体验,有问题的话,也好及时反馈。
  2. 如果邮件类型是提醒大家关注功能上线后的数据结果,可以等功能上线几天后,有了一定的用户数据,在发送邮件

How:如何写上线邮件?

不同类型的邮件包含内容不同。可根据邮件类型不同,灵活配置不同内容。接下来我以功能上线需关键人员知晓的邮件类型,进行草拟邮件,供大家参考~

首先,我会先用这个来直接给出结论。好节省查阅者的时间,让他能够第一时间get到我这封邮件想表达的内容,便于他做出是否继续阅读的决定。

为查阅者节省时间,这也是在为用户创造价值吧,哈哈哈,要时刻想着用产品思维吖~

1. 项目价值

可以写项目价值,也可以写项目的背景或目标。建议不要写太长,用简洁的语言来表述。如果是写目标的话,建议写的具体点,不要大空话,给人不真实的感觉

2. 功能简述

  1. 项目核心功能list:如果是大的项目或功能,可以写下项目的核心功能list,方便大家快速get到此项目的一些关键点
  2. 要附上详细功能说明的文档链接。每家公司都有自己的文档管理软件,有的公司用wiki,有的公司用tapd。不用纠结于工具,只要把文档链接附上就好了

这样当别人看到你的邮件,想了解项目更多信息的时候,就可以点击链接进行查阅了。减少询问,降低沟通成本

3. 项目部分截图

1000个字抵不上一张图,如果是C端项目,那建议一定要附上截图。有的人可能没时间去详细看核心功能list,直接看的图就能快速get到,这2者获取信息的效率是不一样的。

后台的项目可能放图的效果不如C端那样明显,但确实也还是会比文字获取信息的速度更高些

4. 项目成员

项目成员包括,负责这次项目的UI、UE、研发、测试同学

5. 下一步的计划

下一步计划可以从运营侧和产品侧这2个方面进行考虑。

  1. 运营侧。需要考虑,如果上线后需要运营同学配置信息,那应该通知到具体的人。
  2. 产品侧。这就是你基于对自己项目的思考,规划接下来可能要做哪些事情。一方面有利于你锻炼自己的产品规划能力,一方面也有利于大家提前了解项目的方向,能够提前做一些准备

最后写下感谢致语,自己的联系方式,方便大家有问题的话,好联系你。

写在最后

功能上线1-2个月,如果有数据分析结论,可以在当初上线邮件的基础上,做一次数据分析汇报。让团队成员看到自己做的事情的价值。也为接下来的版本迭代提供数据支撑。

 

 

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