如何与需求方高效沟通?我想了一个解决方案

如何与需求方高效沟通?我想了一个解决方案

时间:2020-4-18 作者:抖音代运营

引言

最近负责一款公司内部使用的工具,工具面向的用户是公司内部的同事,在前期这款工具刚上线使用的时候,我几乎全天会随时被需求方以微信和打电话的方式进行沟通。

由于产品刚上线给公司同事提供使用,在操作中难免遇到不懂的问题,需要我及时解答使用中的疑问,但是我发现和需求方的沟通中很大一部分时间会花费在与需求方对接当前产品无法满足的需求,以及需求方希望产品在哪里可以完善和优化。全天随时与需求方对接和记录需求,让我工作处理的效率比以前要低。

产品经理与需求方对接需求时遇到的问题

公司分配给内部使用工具的研发资源往往不会太多,大部分的研发资源一般会优先分配给公司的外部需求。

在需求处理上,内部需求,需要小步伐一期一期将功能不断进行优化,内部产品每期迭代的内容会比公司外部产品的迭代内容少,一般只会处理优先级重要紧急的需求,锦上添花的需求在研发资源紧缺的时候都会被砍掉。

公司内部产品和外部产品提供的价值不同

这是由于公司不属于公益性质,公司的最终的目标都是为了盈利。公司设计的每一款对外的产品实际目标都是为了自身能吸引外部用户,并促使用户愿意掏钱付费。对外的产品能够提供公司用户增长或实现公司盈利的价值。

而公司的内部产品的价值与外部产品不同,内部产品是为了提升公司同事工作的效率而设计的产品。它无法直接满足公司用户增长和盈利的目标。但是公司内部工具让同事间处理工作的时间变短,工作协同效率变高,事情被更快的完成,间接的为公司提供了它的价值。

我负责的内部工具产品,使用的用户是我们公司的业务方,设计这款工具本质是为了让业务方和他们的 leader 们在对接人员资料时摆脱传统的 excel 进行分享和统计。实现线上记录,实时传递信息数据,帮助业务同事更好的记录、保存和传递信息。比传统传统excel记录信息数据更加安全、便捷、高效。

由于这款产品刚上线,被业务方使用,在业务方使用中我们每天对接的需求大概分为这三类:

1)一些重要紧急的需求

比如缺失某个特定的功能,导致无法浏览资料,业务流程无法继续下去;

2)一些重要不紧急的需求

比如增加统计功能,将业务数据进行统计。这部分的功能如果上线虽然会对我们业务leader统计业务人员的业绩带来很大的便利,但是做这个模块必然会使用大量的研发资源,项目无法在短时间内开发上线,一些重要紧急的需求也会无法及时处理上线。

3)一些无法实现的伪需求

比如要将一些必填数据调整成非必填数据。

上述这些需求,业务方没有意识它的需求性质属于真需求还是伪需求,也没有考虑到这些需求在产品层面的优先级程度,他知道的是如果这些问题不解决,它的业务流程就处理不下去,或是处理不顺畅。所以业务方那时候会从早到晚发现问题就会随时将问题抛给我,有很多还是重复的问题,重复找到我沟通。导致我的工作时间中处理工作的效率变低。

对接需求中遇到的问题及收获

在与业务方对接的过程中,我发现他们没有存放潜在需求的需求池,所以他在发现问题是需要找到我,让我记录下来,这样可以在迭代规划中将他提过的需求进行规划安排,未来做产品设计时可以不遗漏他提出的需求。而很伤感的是,我记录了下来他却忘记了,所以下次再遇到同一问题的时候他还是会找到我反馈同一个问题。

与需求方对接的时间变长,重复听到需求方反应同一问题的根本原因是没有为需求方搭建一个潜在需求管理池。

潜在需求管理池是产品经理为需求方设计的,这里面可以记录需求方对产品的各种不满,以及期待解决的内容,这个管理池中存放的需求包含真需求和伪需求,由业务方在操作时遇到问题进行记录,由产品经理定期来到需求池对潜在需求池进行梳理,将需求辨别真伪、拆解和提炼需求、将需求排列优先级,最后选择优先级高的需求归入到本期需求池中。

我们将需求归入需求池,做产品设计的过程中,需求方并不能看到我们的处理进度,只能看到客户端的界面显示的是他提出的需求还没有被开发上线,需求方又会找到我,了解他所反馈的需求什么时候会被处理。

被需求方追问的原因主要是由于没有及时交付给需求方一个需求的预期处理时间导致的。一般在需求归入需求池后,产品经理可以主动与需求方沟通,反馈哪些需求会在本期处理,哪些等到下一次迭代再处理,主要目的是为了让他们对需求处理时间有一个预期,知道使用中出现的不同问题会在什么时间去处理。

当他们心里有了问题被解决的预期处理时间后,会避免对同一需求重复沟通,节省产品经理和业务方双方的沟通时间,但是这也有一个弊端,就是即便及时反馈了需求的处理进度,有时需求方可能也会忘记这个事情,还是很可能追问同一个需求什么时候会被处理。

提供给需求方一个需求池记录本期迭代的需求,可以避免需求方与产品经理重复对接需求、以及了解需求的预期处理时间。

我在与业务方对接的过程中将业务方记录的潜在需求池和产品经理记录的需求池放在同一个 excel 表格中传到了线上的 excel 中进行需求管理。当需求方忘记需求是否提过,可以先到线上记录潜在需求的表格中进行查找,如果未反馈过,可以直接在表格中进行编辑,无需再与我沟通讨论,我会固定时间去线上需求池中进行查看,梳理需求。

如想要查看需求处理进度可以在潜在需求管理池中查看优先级,重要紧急的会安排在本期去做,非紧急的会安排在下期再去规划,也可以查看我编辑的需求池,查看确定设计的需求的处理进度。大大节省了我的沟通时间,又让我提升了工作效率。

线上共享需求池的设计方案

1)线上需求池中为需求方反馈设计的潜在需求管理池如下图所示:

字段中需要体现反馈问题的时间、当前想要反馈的问题痛点、业务对需求的重要紧急进行的判断,需求的重要紧急程度、需求池对应的位置和需求的处理时间。

2)产品管理的需求池就是产品本期该迭代优化的需求,里面会记录需求对应的功能设计,让用户了解需求解决的进度,心里有一个预期如下图所示:

在线共享需求池创建后,与需求方对接需求的时间明显下降,每天的重复需求对接明显少了很多。虽然有时也是会随时与需求方沟通需求,但是频次也变得低了,沟通起来更加顺畅了。我想主要原因是由于,线上共享需求池让需求方对需求的处理进度有了一个心里预期,避免了重复提需求。

其实,当业务方没有一个固定的时间提需求时,产品经理可能正在设计产品就会被打断,去判断这个需求的重要性,与业务方进行沟通,沟通完需求后再重新进入状态思考产品设计,这样进出设计状态,打断思路,会让产品经理原本的设计进度被延迟,就无法在一段时间里完整的进入设计思考。

总结

与业务方沟通时需要带着尊重和同理心,要理解他们使用工具时如果不能带来高效和便利,影响的是公司的业务完成效率。同时要重视业务方提出的需求,在需求较多但无法同时迭代上线时,需要产品经理与需求方及时沟通不同需求的预处理时间,让业务理解并支持需求优先级的决策,不透支公司的研发资源。

 

作者:财务产品人;公众号:财务产品人,我们一起交流

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