我相信只要你是职场的小伙伴，你总会遇到各种各样的会议。作为公司宣传的热点和动力，公司将在每次会议上投入大量的人力物力作为支持。成功地召开会议是专业人员必备的专业素质。现在，将帮助您结合实际案例分析，如何成功举办一次会议。
1、 选择站点
场地的选择需要考虑参与者的数量和角色。如果领导表示愿意，他/她将不需要设置筛选标准。一个“郊区酒店”和一个“高层场馆”，从场馆的氛围和布局到周边环境（是否有景区，是否有农家乐）都会有很大的不同。此外，由于会议和住宿费是主要费用，应在早期阶段审议预算。
2、 踩踏彩排
最好一次开一个大型会议，不要有紧急情况。这就需要我们熟悉场地和设备，也就是说，我们需要提前“建厂”。
了解会场、餐厅和住宿的相对位置，以便在会议期间提供指导。
例如，我们的会议是在郊区的一个风景区举行的。当我们去那里的时候，我们发现虽然现在网上的汽车叫卖很发达，但这只是运气。他们的工作人员乘指定的公共汽车去上班。由于座位有限，他们不想搭便车。因此有必要提醒参与者注意交通状况。
这次会议是这次会议的第一个焦点，也是一个比较严肃的场合。进入会场请注意以下信息：
① 座位安排。领导在哪里？有没有领导来晚了没座位的情况？不会有人坐在领导旁边吗？这次考虑设置座板，避免了这一环节的特殊情况。
② 茶的情况。当我们到达会场时，我们发现它是以锯齿形排列的。“惠子”桌上有20个茶杯，但坐在后座的20名参与者没有茶。经查询，如果您需要支付瓶装水，这也是超出预算的支出，需要提前考虑。
③ 多媒体设备试用。最好带上你自己的电脑直接钻。它可以检查屏幕颜色是否有问题，以及计算机适配器是否匹配。电脑和麦克风在哪里方便扬声器？在这个位置拍照有什么效果（包括以后做会议报告）？麦克风有电池吗？
不同的人对睡眠和隐私有不同的要求。特别是有一种特殊的情况：因为酒店房间不多，有两个人睡一张床。如果网站是随机排列的，可能会给参与者带来不适。
我这次的处理方法是：事先安排好，电话服务员是否一起住大床，得到批准后再安排。但仍有一些不足之处：住宿安排确认后，最好制作一张表格交给大家熟悉，以保证第二天大家都能有序入住。从本次会议的实施情况可以看出，即使提前安排住宿，酒店内仍会有临时换房的人（如部分人的标准间改为大床房，虽然换房间的人可以通过其他公司的定额报销特大床费用，但为他安排的隐形床房将成为一种浪费，需要我们公司承担）。初步安排将略有调整，预算也有所变化，这也增加了以后入住和费用分摊的麻烦。
餐饮是相对最好的控制环节。这里，只要注意以下几点：
① 您点什么菜？我们这次没有点自己的菜，因为我们有一张桌子。但我提前看了菜单：16道菜，每桌12-13人。我想已经够了。但在实践中，我发现大家下午开会后都很饿，吃的也不够。如果是10个人的话，16道菜应该还不错，但是预算也会增加。
③ 座位安排。团建的目的是为了促进部门之间更多的交流和感情，所以座位安排应该考虑把更多熟悉的人分开。我这次的处理方法是：在总领导的位置上，有一些外企的负责人，他们不经常来公司面对面向领导汇报；也有新同事，他们只是来了，需要互相了解。也因为我告诉你会后的座位分配，所以吃饭和就座要避免混淆。
如果是景区，第二天就安排好了游玩环节，应该提前做好策略。我在会后的晚上制定了这个策略，因为有些朋友可以要求详细的信息，而且信息资源充足。但花了将近一个小时。我认为日程安排得很好：我们安排了徒步旅行。我询问了徒步旅行的路线、路线上的景点、徒步旅行的时间和路线的周围情况。下次有条件的话，最好自己一步走，否则如果迷路了，或者线路上有安全隐患，都会对体验造成很大影响。
3、 会议日期
当天早些时候带上电脑，提前连接好。然后等待到达办理登机手续。时间到了，你可以提醒与会者准时开始，以确保会议准时开始。这次发生的事情是，组织者还没到，很多人已经办理了入住手续。我们到达会场时，又花了一些时间调试电脑。开始时间比规定时间晚20分钟，可能会给参与者带来不好的感觉。
主持人语调沉稳，串通流畅，给参与者一种正式实用的感觉。由于筹备工作仓促，会议的开幕式效果不太好。下一次我提前到了，我会感觉好多了，当我完成了几次开场白和微笑。
本次讲座准备了两份材料，一份在电脑里，另一份在U盘里，以防电脑损坏需要更换。
会议时间很紧，应安排倒计时，避免演讲者严重加班耽误整个会议。我们这次带来的品牌还有5分钟、3分钟和1分钟。它被证明是非常有效的控制时间。录音应在音响系统附近由两人进行，以避免中途一部电话中断或停电及录音遗漏。
问问酒店提前准备的菜有多快。如果这次，你可以提前10分钟离开。这一次，酒水没有及时摆上餐桌，导致主办方缺席。我们不知道饮料在哪里。下次，我们应该提前通知你把冷盘和饮料放在桌上。红酒会把你吵醒的。提前10分钟吃热的食物，当人们到达时就开始吃。
4、 成本问题
本项与各单位报销程序高度相关，仅供参考。
1） 早期的预算不需要太详细。你从来没有想过在你的饭菜里多加几道菜，或者吃几桶方便面，在你的房间里放几杯，所以成本预算只能估计，应该多放一点。
2） 根据负责人和公司分配少量费用后，再提前与各项目沟通，看是否有足够的金额，开什么样的发票（餐饮、住宿）
3） 各项费用发生后，计算总金额，并以表格形式通知报销负责人，统一收付。金额确认无误后，报酒店前台，并按金额开具发票。发票领走后，酒店前台自行核算。（这次酒店不能掉头，我要按房号交钱，耽误了一段时间。事实上，我会把总数给她，她可以根据房间的数量做会计）
