会议建筑——会议规划的方法和策略

会议建筑——会议规划的方法和策略

时间:2020-11-20 作者:成都年会策划

据会议服务公司总裁兼首席执行官说,全球会议业已经准备好迎接下一个“大跃进”,他称之为与会议内容密切相关的会议架构。

30年前,18岁的注册会议经理Marton fangles成立了一家视频设备生产公司,见证了该公司如何发展成为现在的abbit会议服务公司。他认为,这些年来,会议业整体平稳发展。今天,作为阿巴特主席兼首席执行官,方莱斯甚至将会议架构命名为会议的下一个大跃进。他在一本袖珍笔记本上概述了指导方针和研究生水平的课程,这本笔记本简单地称为会议架构,是一本行业倡导书。

方莱斯的观点是,行业需要专门研究会议内容的专业人士——专注于会议内容的概念、规划和实施。这些会议的设计者需要接受专业培训——如何与注册的会议专业人员和其他组织人员合作,确定会议的学习目标,根据学习目标设计并实施相应的会议内容,然后对其有效性进行评估。要做到这一点,他们需要使用来自多个学科和专业的知识,包括神经科学、心理学、社会学、营销和传播、人力资源、成人在职学习,甚至戏剧。

如果你认为这就是你所做的一切-这对范妮来说太多了。但最近,他通过Skype在abbit位于比利时tierenhot的总部接受了美国会议杂志(American Conference magazine)的在线采访,解释了会议架构不同于我们所知道的会议规划——例如,社交媒体对传统学习模式的意义;如果你能理解会议业人员过剩的现象,你就能理解为什么会议业会走下坡路。

实际上,我不认为我发明了会议架构,也不认为它已经存在。作为一个前瞻性的项目,它从一群读过我作品的读者开始。这31位读者的名字被列入两会宣言。我写这本书的原因很简单:我已经有了这个想法。在连续10个星期五(连续10次写作)之后,这个想法跃然纸上。这本书基于我在会议行业多年的经验,从设计演示文稿到制作视频/音频设备。这些经历让我觉得你只关注会议的环境,而不是内容。

当我第一次参观一个工业贸易展览会时,我感到震惊,因为我看到的只是会议的地点和目的地。这是会议业吗?我不明白。当然,场地是必要的,但是其他的东西呢?会议的意义是实质性的吗?会议的内容和形式如何?在这次展览之后,我开始了一个十年的工作,然后用这本书,应该添加到会议行业是一个完整的行业:会议建筑。

按照会议架构标准召开的会议和今天的标准会议有什么区别?

会议建筑的方法,或者说会议建筑的原理,就是从会议的目的出发。因此,取决于会议的目标是什么,两者之间的差别可能很小,也可能很大。就像你盖房子一样,你需要砖块、窗户、钢筋、木头,但是不同的建筑师,房子可能不同,但是你建造房子所需要的木头、砖块和其他材料的数量是一样的。因此,会见建筑师的费用是有限的,但会议的结果可能是令人满意的。比如,会议建筑师使用同一个会议地点、地点、材料等,只要在一些小事上做一些改变,会议的效果就会大相径庭,对会议目标的支持也会大大加强。

在abbit,您是否对业务领域进行了更改以反映会议架构?

我们现在为客户提供的服务比过去的视听设备公司还要多。我们在产品方面做得比较深入,在内容方面也做得比较深入。这是综合服务。我们必须一步一步来,因为谈论这个会议是一个非常有趣的话题。如果你想和组织者谈论公司,他会认为这是他的责任,所以他不会邀请其他人参加,除了他熟悉的人,比如市场部或公关部。从我们这边来说,也需要慢一点。如果你太不耐烦,可能会给客户关系带来不良影响或激怒客户。

你能给出一个如何为客户实现会议架构的案例吗?

有一个会议-一个欧洲外科医生的国际会议。他们每年举行一次,几天的安排非常紧张。我们为会议组织团队所做的就是找出一些他们还没有解决的会议目标。例如,在欧洲,语言是一项挑战。所有这些外科医生在他们自己的领域可能都很出色,但他们都会说他们的母语。不是每个人都能在一群同事面前说英语。我们的工作是在每张桌子上放一台笔记本电脑,以便参与者可以分组讨论。即使有人有语言障碍,也不会有沟通障碍。任何想发言的人都可以在计算机上键入问题并将其传递给演讲者。

如果你做一个口头问答调查,你要求三个人每人问一个问题,你可以在5分钟内完成。现在房间里有140人。你花同样的五分钟问每张桌子一两个问题。你得到30个问题而不是3个。因为有些人没有机会用其他方式交谈,你可以从那些没有机会提问的人那里得到更多的问题。这样既增加了会议的互动性,也增加了与会者对会议的贡献。

有些人已经真正意识到了它的价值,而另一些人还在等待。我认为他们的态度完全可以接受。当然,这些人在观摩的同时也在谨慎行事,但他们在等待看到别人实施这本倡导书的真正效果是什么。在一次会议上,我听到一件有趣的事。我们的会议行业协会的几位领导人齐聚一个会议室,讨论我们面临的经济形势和其他危机。他们认为,现在或许是会议业联合宣传这本宣传书的恰当时机。

对于那些认为会议架构不如传统会议实用的人来说,这有困难吗?

在某些情况下,我们是第一次让人们知道会议内容是什么,这可以说是一个很低的进入水平。在某些情况下,我们要让人们知道一个未来的学科——会议架构,一个关注会议内容的学科。如果你看到会议架构中涉及的不同专业对它的反应,你会发现一个非常有趣的现象。营销人员和沟通者说:“哦,真有趣。我们实际上是你描述的会议建筑师。“哦,那很有趣。“我们实际上是会议建筑师,”教育界或从事教育设计的人说,然后你在企业发展部门遇到人们,他们说,“哇,这是一个有趣的理论。但实际上我们已经在做了。我们是会议建筑师。”然后提供产品的人说:“哇,你真的很棒。但事实上,我们已经这样做了。我们是您的会议设计师。”你遇到的不同行业和职业的人都认为他们是会议建筑师,但他们需要更多的时间来认识到他们只是某个领域或舞台的建筑师,就像一块蛋糕,而不是整个蛋糕。

社交媒体和其他技术应用是否改变了与会者期望接受教育的方式?

我们需要做更多的研究来真正了解技术的全部影响——它是否正在改变人们的学习方式。我认为科技正在改变人们在会议上的行为,改变他们想要的行为方式,改变观众的影响力。从这个意义上说,这是一件好事,因为观众对尊重的要求越来越高,改变了会议的举办方式,自上而下的学习模式变成了点对点的学习模式。

就满足真实价值而言,社交媒体首先只是一种工具。人们总是从彼此身上学到比从专家身上学到更多的东西。如果你们有时间互相交流或者把从专家那里学到的东西应用到他们的生活和工作中,你们会学到更多。从这个意义上说,教育的方法在很大程度上是一样的,但现在我们有了新的工具、新的期待和新的理论,需要我们加以关注。

你参与了许多会议的计划和发言,但如果你只参加一次会议,你对会议有什么期望?

这是个有趣的问题。如果你在会议行业工作了10年,缺点之一就是你认识的人太多了。你不能扩大你的社交圈,因为你在任何时候都会遇到熟悉的面孔,你根本找不到新面孔。这些老熟人阻碍了你的社交圈。从这个意义上说,我期待这次会议能建立良好的社会关系——与老朋友见面,了解和讨论行业动态,结识新朋友和学习材料。对我来说,在会议上最有价值的社交互动是认识那些可以使用我的会议架构项目的人,当然,这不会是我的日常事务。我过去参加会议业的会议时效率很高。但现在我要浪费很多时间和人们交谈,让他们了解会议架构,所以这也很有挑战性。我觉得很高兴认识新的人,找到那些从事会议内容规划和对会议架构感兴趣的人。

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