做活动为什么要找活动策划公司？当你已决定要做一个活动策划，而且经过初步的成本估算，你认为有足够的资金， 而且已为活动策划拨出了一笔专款；你确定了活动的目的，认为该活动值得你投资，你现在准备开始初步策划。在这个阶段，你要决定是否需要外请活动策划公司帮助、建立由本单位员工组成的活动筹备小组、确定活动类型和时间、从头到尾设想活动的全过程。
当策划重要的活动时，大多数人只关注资金问题，而没有理智地思考相关问题。你应该知道做活动为什么要请活动策划公司，包括公共关系方面的专家、有创意的导演或者能帮助管理后勤的制作人。不要认为外请这些顾问只是额外的花销和奢侈品，他们最终能帮你省钱，尤其是在关键时刻。例如一个活动策划公司能协助你确定客人名单，确保被邀请的客人都能请到；他们也能协助举办新闻发布会和准备新闻资料袋，使你的活动得到国内外媒体的关注；有创意的活动导演能给你提供一个战略性的活动策划纲要，包括计划、组织、后勤和谈判方面的要点以及能创造神奇的一些细节；制作人能确保所有的设想成为现实，并负责消防和安全工作，办理各种相关的许可证和保险事务。
想象一下，当消防队长站在门口，准备取缔你的活动，因为你没有相关的许可证，或者过多的客人挤在小会场里，或者活动没有达到所有的安全标准。这样会造成多大损失？又如，假设你举办的活动非常精彩，需要媒体进行大力宣传，但媒体却没有到场，损失有多大？再如，你的活动不太新颖，媒体报道说客人们还没等到甜点上来就匆忙退场了，这样损失有多大？那么做活动请活动策划公司帮忙，这样做是多余的花销呢，还是明智的举动？
当然，也并不是说什么活动都必须要活动策划公司的帮忙才能完成，但是，作为活动的主办方，确实是需要有这种外包思维的认识，很多时候并不是所有的事情都自己干就是省钱，毕竟术业有专攻，有时候将部分的工作外包给适合的供应商，很多的事情会豁然开朗。
