专家指出，会议营销始于宣传材料的封面，而宣传材料的设计与制作是一门艺术。事实上，宣传资料在会议的推广中起着重要的作用。宣传材料可以是印在廉价纸上的几张传单，用封面折叠的传单，或者色彩鲜艳、制作精美的小册子。其中，宣传册应该包括的关键信息是营销中的5W问题：谁（是会议的主办单位）、（会议的名称和主要内容是）什么、（会议举办的地点在）哪里、（将会有）哪些人（参加）、（会议将在）什么时间（举办）。
会议宣传资料在展会活动策划过程中起着非常关键的作用，其最终目的或者说主要功能就是提供会议的有关信息，激发人们对会议的兴趣。具体而言，表现在以下几个方面：强调参加会议的好处，吸引潜在与会者。当目标对象对举办的会议不清楚或存在疑惑的时候，宣传资料可以很好地消除其陌生感，并通过推介会议的亮点，吸引潜在顾客积极报名参加会议。提供有关会议策划和大致框架的信息。只有为潜在客户提供足够的信息，他们才会决定是否参加会议。所提供的会议信息可以让预备参加会议的人员做好各方面的准备工作，以便在会议上取得更好的效果。提供旅行和到达会议城市后的相关信息。与会者到达会议举办地后，可以根据会议宣传资料上的信息方便地与组委会联系；在与会期间，还可以有选择地在会议目的地及周边地区进行参观游览。得到受众是否与会的确认信息。这是会议宣传资料最基本的功能，潜在顾客是否参加会议往往通过宣传资料中所附的注册表或回执来反馈。
会议宣传资料的设计和制作是一门艺术，就连注册表放在什么地方也要考虑再三。但无论是何种展会活动策划类型的会议，营销人员在亲自设计或选择宣传资料的风格及具体内容时，都应遵循一个基本原理：首先弄清楚宣传材料的受众是谁，他们想了解会议的什么信息，然后再决定采取什么风格和突出什么内容。首先需要提醒营销人员的是：会议不是针对自己的，而要针对观众和他们能够得到的利益。换句话说，会议宣传资料的制作必须以潜在与会者的需求为导向。在设计和制作宣传材料的整个过程中都要坚持这一理念，这对于会议营销战略至关重要。另外，还有5个因素需要特别注意：长度。会议宣传材料的长度要因对象而异。有些受众希望得到大量的细节信息，而对于另一些受众，只需得到会议的框架信息就足够了。
另外，宣传材料的长度和发放的次序也有关系。一般来说，第一份宣传材料可能很简短，但后来的材料就会长一些，因为这时有了更多的信息可以提供给预期与会者，感兴趣的受众也想获得更详细的信息。习语。在宣传材料中很难避免使用一些难懂的字眼，因为对一个人来说习以为常的说法，在另一个人看来可能就是专业术语。因此，尽管在宣传材料中经常需要使用一些专业术语，但必要的谨慎是不可少的，因为有的潜在与会者一看到有这么多的术语，就会拒绝再读下去。语法。市场营销的专家建议用现在时和主动语气来撰写宣传材料。次序。宣传材料应该按照一定的次序进行组织，使受众从最初的信息开始，清晰、流畅地了解到一些必要信息，最后以某种形式做出反馈。反馈的方式有多种，如注册参加会议，交寄一张名片使自己被列入邮寄名单或要求更多的信息。气氛。对于会议宣传材料来说，气氛可以定义为以上各因素与颜色以及形式一起所塑造的综合形象。营销人员必须不断问自己这两个问题：我们想向受众传达什么信息？我们希望他们在看到这份宣传材料后做出什么反映？
会议宣传册的设计者是大有裨益的：应该有深浅颜色的强对比。在会议宣传册中，镂空的字体或彩色纸上的白色字体可能效果不错，但若出现在段落中就难以辨认；此外，一些对比不明显的搭配，如红色背景上打印粉红色的字或在深灰背景上使用浅灰，虽然很优雅但不能吸引注意力。应该使用简短、明了的句子。长篇的段落或冗长的句子可能会使读者丧失兴趣；带数字和着重号的简单句式比复杂的段落更能吸引人们的注意力。应该让他人做最后的校对。设计者应该明确读者能够清楚地理解信息并能够被文章的措辞所打动；校对者应该确认设计者没有流露出傲慢的语气，并且确信他们真诚的建议能够被接受。应该充分利用图片来展示美丽的会议举办地或者著名的演说家。
如果使用的照片缺乏目的性或仅仅为了填补空间而使用照片，那只能成为读者轻松阅读的障碍。而且，主要的几幅图片必须精心制作，否则，读者会觉得你这不过是用电脑做出来的廉价品。在使用照片、艺术品和插图时，要征得原创作者的同意。应该谨慎地使用字体。最好选择简单易认、大小合适（正文字号不要小于10号）、老年读者能够看清楚的字体。有时还需要适当地变换字体（如在标题和正文之间），但是在一份宣传资料中变换的字体一般不要超过3种。不能让读者劳时费神地查找联系方式。应该把注册表、酒店简介和房价、酒店预订表格及有关航空公司／火车／汽车的信息放在醒目的地方，而且不能打乱读者阅读的连贯性，避免读者遗漏一些将来需要的重要信息。一些关键的联系方式，如电话号码、传真号码、电子邮件地址和其它信息应该包括在注册表中。另外，有时候还应根据会议需要，为残疾人指定一个专门的联系人。不是所有正文或图片的空白都需要填满。不刻意填满空白区域，而且能够战略性地分布空白区域，将会让受众的眼睛在阅读过程中不至于感到疲劳。花边框中的文字或粗体的工具条是用来强调特色或引用重要演讲人讲话的最有效的工具，就算没有使用艺术效果，单凭这些内容也能使页面增色不少。
与印刷厂谈判，有效控制小册子的进度和成本。纸张、库存和新产品的每一次补充都会增加打印时间、纸张和劳动力的成本。聪明的营销人员应该充分关注成本，尤其是当考虑高成本的设计，如模版印刷，小册子封面装饰。在印刷之前应该出一份宣传册的清样，以检查其中是否存在清晰度、拼写和语法方面的问题。然后，还要对整体的吸引力状况进行评估。若在这个阶段发现问题，修改的成本还不大，至少比在出版后才发现问题要好得多，也省钱得多。
