成功的会展活动是离不开各方面的影响因素的，但是其中一个主要的原因就是：成功的会展活动源于成功的会议策划。成功的规划源于社会资源的有效整合，有效的资源整合必须使用有效的方法，成功的规划源于一名合格的会议策划师。会展规划是一种整合相关社会资源的系统化过程。因此，用系统的观念去认识资源，用系统的方法去分析整合资源，用系统的功能去实现资源的优化是会展成功策划的创造性思维原理之一。
根据会展活动的普遍特征，其整个系统由名称、内容、时间、地点、组织机构等五大要素构成。这五大要素互相联系，形成会展活动的功能主体，对社会产生作用。会展活动具有增加地方市场消费、协助提高城市知名度、协助当地产业知识提高、协助拓展商机、连带保存文化资产、增加就业机会等六大功能。为了不同程度地实现这些功能，会展组织和策划者将会展活动相关的各类资源整合成完整的系统，并对系统内相关元素关系进行协调，以实现系统功能的优化，从而达到会展活动成功举办的目的。
五W系统分析法，是WBSA商务策划知识体系中的OK原理与会展实务操作经验相结合而产生的会展策划的思维方法。
所谓五W指：1、WHAT（做什么）？即做什么样的会展项目。它包括项目名称、主题、内容、形式等；2、WHY（为何做）？即选择项目的背景理由是什么。其答案是基于对项目关联的宏观和微观资源环境的分析、整理和判断；3、WHO（谁来参与）？即项目实施的组织机构和参与对象如何。它包括支持、主办、承办、执行承办、协办、赞助、参展、参会等单位的选择；4、WHERE（何地做）？即项目在什么地方举办。它包括举办地所处的政治、经济、地理、文化、行政、人力等资源状况的分析和判断；5、WHEN（何时做）？即项目实施的具体时间如何。通常包括项目的规划、筹备、执行时间及周期的安排。
会展组织者和策划者可以运用5W系统分析方法，对会展活动的相关资源进行简单、清晰、系统的分析和安排，从而科学地确定会展活动的构成要素。
