在组织发布会的时候，场地选择要与所发布内容的重要程度相匹配。
同时也要注意考虑交通是否方便，会场外应有泊车位。如果想要快速获取这些设施的信息，可以通过红星策划活动策划公司预定，可以节省时间和精力。发布会场地应该有足够的空间，前排留有嘉宾席，以及足够座席也要留有安放背景板的位置。要注意的是会场中央不要有影响听众视线的柱子或其它障碍物。
另外，有重要嘉宾参与时还需要准备一间单独的贵宾休息室，供贵宾在会议前后休息以及专访。
1.会场外围布置时，如酒店外横幅、条幅、飘空汽球、拱形门等，各个酒店有所不同，需根据情况进行布置。在大堂、电梯口、转弯处安放指示欢迎牌，安排礼仪小姐迎宾。
会场必须设置记者、来宾签到处，还可根据需要准备签到人员的标牌，如：媒体记者、企业代表、媒体签到处、嘉宾签到处等。签到处最好设在入口或入场通道处，准备好名片盘。签到时可赠与参会人员装有礼品、资料的手提袋，注意使用带公司统一标志的文件袋或手提袋，资料必须整理妥当，按顺序摆放，在新闻发布会前发放给新闻媒体，顺序依次为：会议日程、公司宣传资料、礼品/纪念品领用券等。
2.会场内围布置时，海报、背板、横幅张贴和摆放及签到台、桌签、鲜花、花篮的布置摆放都要合理有序，如桌签的摆放，职位高者靠前居中，其他顺序摆放。注意的是鲜花、花篮、嘉宾胸花提前半天预订，以防凋谢。矿泉水以小瓶为宜。相关设备、投影仪、麦克风的调试，音像资料的试播放。
会场内的音响控制室能够顺利播放各类背景音乐，同时能够兼容现有的存储介质（如CD等）至少保证有1个固定麦克风，2个移动麦克风，麦克风的声音没有杂音，并有备用的麦克风；以上所有的音响设备的音量大小适宜，保证会场每个角落都能清楚地听到声音。拥有固定可升降的投影幕布，同时根据实际需要，备有1-2个活动投影幕布，最好采用1.8m*1.8m 的大投影幕布；配备相应数量的投影仪，以坐在会场后排的来宾能够较看清屏幕为原则。
